Manual para saber todo de RPA

Traducido de TechFunnel 

No está mal decir que la pandemia ha llevado al ecosistema empresarial global a la consternación, obligando a las empresas a aceptar el enfoque “Ahorrar para prosperar” en lugar del enfoque “ahorrar para transformar”. Esta catástrofe afectó principalmente a los recursos de talento de las empresas, destacando iniciativas de transformación cruciales como la automatización robótica de procesos (RPA). La inducción de RPA es uno de esos cambios de paradigma que puede ayudar a las empresas a sobrevivir una vez que se contiene el virus y emerge la nueva normalidad.

RPA no solo puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero en recursos humanos a medida que las empresas escalan, sino que también puede ayudarlas a evitar las repercusiones del error humano. Además del dinero, RPA libera mucho tiempo para el personal actual de la empresa, lo que les permite concentrarse en tareas de mayor valor y recuperar el tiempo perdido debido a los bloqueos.

RPA puede aumentar la capacidad de un equipo para completar el trabajo entre un 35 % y un 50 % cuando se configura de manera efectiva para un flujo de trabajo.

¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos?

La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología revolucionaria para la automatización de procesos corporativos. RPA es una herramienta que libera a los empleados de trabajos de bajo valor, repetitivos y tediosos.

Las empresas que usan RPA pueden permitir que los empleados asuman más responsabilidades y realicen actividades que agreguen valor, en lugar de involucrarlos en un procedimiento que podría administrar un bot. Los bots de RPA están diseñados para imitar o reemplazar el comportamiento del usuario humano. RPA automatiza y repite operaciones predefinidas que son mucho más rápidas que las de los usuarios humanos porque están automatizadas.

Para ser prometedor y ventajoso para el éxito de una empresa, RPA simplemente requiere un diseño, una estrategia y una gobernanza adecuados siguiendo los métodos establecidos.

¿Cómo funciona la automatización robótica de procesos?

• Primero, inician sesión en el software, los sistemas y las aplicaciones.
• Se conectan a las API del sistema.
• Transfieren carpetas y documentos.
• Copian y pegan datos.
• Llenan formularios.
• Extraen y analizan contenido estructurado y semiestructurado de una variedad de fuentes, como correos electrónicos, archivos PDF, navegadores de chatarra, documentos, etc.
• Leen y reescriben en bases de datos.
• Abren correos electrónicos y archivos adjuntos.
• Extraen datos de internet.
• Finalmente, hacen cálculos.

¿Por qué RPA es importante para su negocio?

Sin duda, la automatización robótica de procesos está cobrando cada vez más importancia en el crecimiento de las empresas, especialmente en la industria manufacturera, que fue una de las primeras en adoptar las funciones de la automatización. Principalmente, la mayor importancia de la RPA para su negocio radica en la mejora de la productividad y la eficiencia de sus empleados. `

De hecho, se ha pronosticado que RPA y otras tecnologías de automatización podrían tener un valor financiero de alrededor de $ 6,7 billones para 2025. Ahora ve que la importancia potencial de RPA para su negocio no debe verse socavada. A continuación, hemos desarrollado algunos de estos aspectos importantes.

1. RPA apoya a las empresas en su viaje de transformación digital:

Gracias a la automatización robótica de procesos, las empresas ahora pueden avanzar en sus sueños digitales a un nivel más alto que nunca antes imaginaron que podrían alcanzar. De hecho, RPA es un elemento vital en la transformación digital. Se extiende más allá de la automatización de tareas repetitivas y tediosas y garantiza la estandarización en todos los procesos comerciales.

Las empresas ahora pueden utilizar RPA para impulsar su viaje digital más que nunca. RPA les permite concentrarse en mejorar sus esfuerzos digitales en proyectos empresariales, así como maximizar las experiencias orientadas al cliente. RPA es sin duda un factor clave en la estrategia de transformación digital de cualquier negocio.

Además, muchas empresas invierten continuamente en tecnología de automatización y proyectos de inteligencia cognitiva. Como resultado, se han posicionado para tener una ventaja competitiva sobre otras organizaciones en la misma industria mediante la digitalización de procesos, la mejora de la productividad y el desarrollo de soluciones innovadoras que dan como resultado una transformación en todo el negocio.

 2. Prepara a las empresas para un mercado basado en datos:

Big data es un tema que no se puede pasar por alto, especialmente con la creciente transición de las empresas a un mercado impulsado por datos. Sin embargo, muchas empresas se enfrentan al desafío de un gran volumen de datos. Los procesos optimizados, la utilización precisa de los datos y un intercambio fluido de datos pueden ser útiles para mejorar la experiencia general del cliente.

Es pertinente exponer que los datos integrados con funcionalidades de automatización son una tecnología disruptiva que tiene la capacidad de digitalizar procesos rápidamente y brindar valor relevante a la empresa y sus clientes. RPA puede monitorear y administrar el gran volumen de datos no estructurados que existen, desde la captura y el procesamiento de datos hasta la interpretación de datos.

Aprovecha este proceso para ayudar a los empleados a tomar decisiones bien informadas. La transición a un negocio orientado a los datos ayudará a las empresas a abandonar los métodos RPA tradicionales, los sistemas heredados y procesar grandes volúmenes de datos en fracciones de segundo.

3. Te ayuda a liberar las capacidades de la inteligencia.

Como propietario o gerente de una empresa, ¿alguna vez ha implementado inteligencia artificial o aprendizaje automático en sus procesos comerciales? ¿Ha considerado alguna vez extender su alcance más allá de la automatización de procesos robóticos? Al principio, las empresas que adoptan RPA comienzan con la automatización de proyectos dependientes de reglas.

Gradualmente, avanzan hacia proyectos que requieren una combinación de modelos predictivos y PNL, concentrándose en el juicio y la inteligencia para la toma de decisiones.

Se ha observado que muchas empresas están abiertas a implementar funciones de inteligencia artificial y/o aprendizaje automático en sus procesos empresariales. Esto explica por qué los humanos y los robots inteligentes están trabajando y cooperando juntos más que nunca. Como resultado de esta estrecha interacción, se produce un cambio monumental en la forma en que operan las empresas.

4. RPA anuncia trabajadores digitalizados en su negocio

La presencia de la automatización robótica de procesos también trae consigo la introducción de una fuerza de trabajo virtual o digital. Aquí es donde los bots o trabajadores digitales trabajan juntos y fomentan la colaboración con el empleado humano, lo que permite que el humano se concentre en proyectos más imperativos.

El papel de los trabajadores digitales es imitar los comportamientos humanos y ejecutar procedimientos repetitivos que consumen mucho tiempo, como la incorporación de empleados, la facturación electrónica y los informes internos, entre muchos otros.

El desarrollo y la gestión de una fuerza de trabajo digital exige un plan de automatización conspicuo y una reprogramación de la mentalidad del empleado. En última instancia, la combinación de automatización e IA ha introducido una era de una nueva fuerza laboral digital, que rescata a los humanos de proyectos monótonos y los ayuda a participar en tareas más productivas.

Tipos de automatización robótica de procesos

Básicamente, existen 3 tipos de RPA, que son:

Automatización asistida

Por lo general, la automatización asistida se describe con mayor frecuencia como el tipo de RPA que opera en la computadora del usuario. Sin embargo, esto está muy fuera de lugar para aquellas empresas cuyo objetivo es la automatización de sus procesos.

Si bien es cierto que los sistemas robóticos asistidos se incorporan en la computadora portátil o de escritorio de un empleado, sigue siendo que el elemento más singular de la automatización asistida es el hecho de que cada sistema robótico ha sido programado para un usuario específico.

El robot siempre estará disponible cuando un trabajador quiera que un robot ejecute un procedimiento. Todo lo que el empleado tiene que hacer es activar las funciones del robot para beneficiarse de las funciones de ahorro de tiempo y la precisión de la automatización.

Con tecnología más avanzada, es posible que el robot se active automáticamente por el comportamiento predefinido del usuario. Por ejemplo, para asegurarse de que cada representante de servicio al cliente administre los datos de los clientes de manera adecuada, un centro de llamadas puede decidir desarrollar reglas que garanticen esto.

Por lo tanto, siempre que un empleado no cumpla con alguna de estas reglas, uno de los robots atendidos puede realizar cualquiera de las dos acciones. Uno, puede ejecutar automáticamente el procedimiento predefinido para el empleado. O simplemente puede enviar un mensaje notificando al empleado de su error o equivocación.

Automatización desatendida

Básicamente, la automatización desatendida se puede describir como una automatización que se ejecuta en una máquina virtual. Sin embargo, no cumple con el punto desde la perspectiva de un usuario empresarial. Como propietario de una empresa interesada en RPA, es muy imperativo comprender que cada robot desatendido, en la automatización desatendida, está diseñado para realizar procedimientos para varios empleados.

A diferencia de ser implementado por un usuario en particular o activado automáticamente por una actividad en el sistema de un usuario, un robot desatendido tiene la capacidad de ejecutar procedimientos que se le delegan de acuerdo con un cronograma definido, una API o un evento predefinido.

Quizás el beneficio más significativo de la automatización desatendida es que, dado que cada robot se opera en una máquina virtual, esto no impide que los usuarios continúen realizando su trabajo en sus propias computadoras.

Como resultado de esta ventaja, junto con la capacidad de los robots desatendidos para realizar procesos que se les asignan desde varias fuentes, la automatización desatendida generalmente se considera una solución más preferible que la automatización asistida para procedimientos esenciales que requieren mucho tiempo para operar.

Un ejemplo práctico se puede examinar en el departamento de finanzas y contabilidad de una importante organización que desea procesar una gran cantidad de facturas recibidas. Definitivamente, la automatización desatendida sería la mejor solución para que se registren.

Automatización híbrida

Al final del día y a pesar de las diferentes ventajas de los robots atendidos y desatendidos, el hecho es que incluso los robots más rápidos tardan un período de tiempo relativamente largo en completar ciertos procesos (aunque por lo general mucho menos tiempo que un empleado a tiempo completo). tardaría en hacerse).

Con la automatización híbrida, el robot atendido lleva a cabo los aspectos de ese proyecto que exige la participación de un trabajador humano, mientras que un robot desatendido que opera en una máquina virtual lleva a cabo el resto del proyecto. Así, la automatización híbrida se convierte en una opción muy versátil ya que la interacción entre robots atendidos y desatendidos va en ambos sentidos.

De hecho, según el proyecto en cuestión, un empleado puede iniciar un proyecto activando su robot atendido, y luego el robot atendido puede activar el robot desatendido para ejecutar la fase restante del trabajo.

En algunos otros casos, el robot desatendido puede comenzar a realizar una tarea cuando lo activa una API, un evento o un programa, y ​​cada vez que este robot desatendido requiere que el empleado determine un paso decisivo, transfiere el trabajo al robot atendido. que en consecuencia notifica al empleado para ejecutar la fase de la tarea que requiere la entrada de un trabajador humano.

En esencia, la automatización híbrida puede tener una tarea más compleja que se transfiere varias veces entre los robots atendidos y desatendidos. En general, la automatización híbrida permite al usuario automatizar la mayor parte del trabajo que necesite, sin tener que ceder el acceso a su computadora durante toda la actividad de un robot.

¿Qué procesos son importantes para RPA?

Rápida implementación, rápida generación de ROI

Un proveedor de servicios de recursos humanos en particular en Europa manejaba 2500 certificados de baja por enfermedad cada mes con un tiempo de procesamiento promedio de 4 minutos por archivo. En 3 semanas, la empresa adoptó una solución RPA y logró una automatización de procesos del 90 %. Lo que hace el robot RPA es extraer información de una transacción en SAP, insertar los datos en el sistema de los clientes y luego imprimirlos.

Eventualmente, el resultado de esta implementación de RPA para el proveedor de servicios de recursos humanos fue lograr un ROI en seis meses, con una reducción del tiempo de procesamiento del 80 %, reducción del esfuerzo manual del 5 % y reducción de las tasas de error del 0 %.

Disminuir el esfuerzo en el back office

Cierto minorista global estaba utilizando sus informes de cierre de tiendas para verificar los datos de cierre de cada uno de sus registros de cientos de tiendas. Al principio, los empleados de la tienda emplearon un enfoque lento y manual para recopilar estos informes.

Sin embargo, a través de la automatización de procesos, la tienda pudo aliviar a sus empleados para que ahora se concentraran en actividades más orientadas al cliente. Ahora, los robots RPA son responsables de mover los informes de cierre a un servidor, luego procesan y consolidan los datos necesarios para los informes de cierre de la tienda.

Mejore el servicio al cliente en la oficina principal

Una organización de seguros de crédito comercial con más de cincuenta mil clientes en todo el mundo decidió automatizar el proceso de suscripción de demanda de límite de crédito. Anteriormente, los suscriptores recurrían a métodos manuales para recopilar datos desde fuentes internas (Riesgo y política) a fuentes externas (Google News, Sitio del cliente).

Gracias a la adopción de la automatización robótica de procesos, pudieron ahorrar 2440 horas de trabajo humano al mes. Ahora, los empleados aprovechan ese tiempo para interactuar directamente con los clientes.

¿Cuáles son los beneficios comerciales de RPA?

1. Mejore la productividad en cada departamento

Los beneficios de la automatización RPA se basan en una teoría simple que permite a los humanos concentrarse en sus puntos fuertes, mientras que los robots abordan los trabajos que se interponen en el camino. Con RPA, los profesionales pueden trabajar a un ritmo más rápido, reduciendo a la mitad el tiempo de procesamiento de datos. Los humanos y los robots comparten actividades de trabajo administrativo y de bajo nivel, lo que permite a las empresas hacer más en la misma cantidad de tiempo.

 

2. Aumente la eficiencia para ahorrar dinero

Se requiere más productividad por una variedad de razones, incluida la prevención de que los humanos pierdan demasiado tiempo en trabajos repetitivos. Un RPA en un departamento como cuentas por pagar o por cobrar, donde los empleados deben traducir rutinariamente datos de muchos portales a los sistemas de su empresa, ha demostrado ser muy eficaz.

Ha resultado en una caída en los costos de procesamiento y aumentos en la producción por empleado. RPA también reduce los tiempos de procesamiento y elimina errores costosos.

3. Con consistencia confiable, logre objetivos de precisión

Imagine una recompensa por el error humano completamente anulada de algunos de los flujos de trabajo más cruciales de la empresa. Las discrepancias en las cuentas por pagar son frecuentes, lo que genera costos reales e imprevistos para una empresa. Debido a un dígito transpuesto en un número de orden de compra, la empresa puede enfrentar pagos dobles como resultado de facturas que el equipo duplicó sin querer. Cuando esto se automatiza, se puede lograr una precisión de datos 100 por ciento libre de errores.

4. Mejore su experiencia de servicio al cliente

El servicio al cliente es un procedimiento de alto compromiso que requiere una cantidad significativa de tiempo y atención por parte de los empleados. RPA está ganando terreno en el servicio al cliente, particularmente donde el procesamiento del lenguaje impulsado por IA se encuentra con la tecnología. La principal ventaja en este dominio ahora es una menor participación del personal con actividades repetitivas.

La felicidad del consumidor aumentará a medida que mejoren los tiempos de resolución, disminuyan los desacuerdos y mejore el placer general del cliente con su organización.

5. Aproveche los beneficios de las oportunidades de crecimiento

En flujos de trabajo con volúmenes irregulares, RPA tiene una clara ventaja. Por ejemplo, una empresa puede recibir un mayor volumen de pedidos en determinadas épocas del año. Sin automatización, es posible que la empresa tenga que contratar trabajadores temporales o reasignar personal de otras tareas para administrar los datos. Los robots pueden escalar hacia arriba o hacia abajo inmediatamente para manejar cualquier volumen de trabajo.

6. Se integra perfectamente con el sistema existente

Otras capacidades de RPA incluyen cálculos, copiar y pegar, extraer datos digitales, acceder y mover archivos, analizar correos electrónicos, iniciar sesión en programas, conectarse a API y extraer datos no estructurados, todas son capacidades de los bots. No es necesario alterar los sistemas corporativos, las aplicaciones o los procesos existentes para automatizarlos porque los bots pueden adaptarse a cualquier interfaz o flujo de trabajo.

Desafíos de RPA

Aunque RFA es la industria de más rápida expansión, enfrenta las siguientes limitaciones:

• Muchas empresas todavía están perplejas sobre cómo pueden usarlo para mejorar sus procesos. Solo el 3% de las empresas han ampliado su fuerza laboral digital. (Encuesta global de RPA de Deloitte)
• La barrera más importante para la adopción de RPA es la falta de recursos internos y de TI, seguida de la oposición de los empleados, la fragmentación del proceso, la falta de una visión clara, los costos de implementación, la preparación de datos y, por último, el miedo a la interrupción. (Economía de la Aceleración)
• Las organizaciones suelen juzgar mal el tiempo y los gastos de implementación de RPA. El 63 % indicó que no se cumplieron sus expectativas de tiempo de implementación y el 37 % dijo que no se cumplieron sus expectativas de costos de implementación. (Encuesta global de RPA de Deloitte).

Sectores de implementación e Integración de RPA

En una amplia gama de negocios y procesos, RPA está creando nuevas mejoras y liberando a los empleados de la monotonía repetitiva. RPA se ha aplicado en departamentos tan diversos como finanzas, cumplimiento, legal, servicio al cliente, operaciones y TI. Lo están implementando empresas que van desde los servicios financieros hasta la atención médica, la fabricación, el sector público, el comercio minorista y mucho más. Y eso es solo el comienzo.

RPA ha ganado popularidad debido a su amplia adaptabilidad y utilidad. Casi cualquier actividad repetible, impulsada por reglas comerciales y de gran volumen es adecuada para la automatización. Además, las operaciones cognitivas que exigen habilidades de inteligencia artificial de orden superior se están integrando con RPA.

La razón por la cual RPA es el software empresarial de más rápido crecimiento en el mundo

Una de las razones clave es que RPA es una tecnología que libera a los trabajadores de tener que realizar trabajos repetidos que a veces son monótonos e improductivos. En 2018, las ventas de software RPA aumentaron un 63 % a $846 millones, lo que convirtió a RPA en la sección de más rápido crecimiento del mercado mundial de software empresarial.

Otra razón clave de su popularidad es que los empleados ahora usan una mayor cantidad de herramientas que en años anteriores. Al cerrar las brechas entre los sistemas, RPA permite automatizar todas estas herramientas y sus interacciones.

¿Qué industrias utilizan RPA?

Externalización de Procesos de Negocio

Las empresas de Business Process Outsourcing (BPO) se han interesado en RPA porque les permite maximizar su capacidad, mejorar la agilidad operativa, mejorar los SLA y reducir los costos.

Servicios financieros

RPA permite la automatización rápida de la validación y migración de datos entre aplicaciones bancarias y el procesamiento de reclamos financieros, llenado de formularios, informes y administración de cuentas de clientes.

Cuidado de la salud

En el cuidado de la salud, RPA reduce el estrés de la administración a través de la automatización de los procesos de atención médica, como el almacenamiento, el procesamiento, la migración de datos de pacientes, el procesamiento de reclamos, los datos de seguros y las facturas médicas.

Seguro

RPA automatiza el proceso de creación de un documento mediante la recopilación de varias fuentes de datos y el uso de plantillas de documentos para generar documentos legales complejos, informes extensos y mucho más.

Ciencias de la vida

Aquí, RPA mejora la productividad y aumenta la calidad y, al mismo tiempo, mantiene los costos para que pueda obtener mejores resultados para los pacientes. RPA mejora el cumplimiento, los tiempos de procesamiento y permite un compromiso efectivo con más pacientes.

Fabricación

Permita que la automatización de procesos robóticos maneje el trabajo pesado para comparaciones de precios de productos, monitoreo de datos, automatización de datos de logística y automatización de ERP.

Sector público

Gracias a RPA, las instituciones gubernamentales pueden lograr una automatización segura y confiable que cumpla con todos los mandatos federales. Esto permite que los trabajadores del gobierno se concentren en la mejora de los servicios a los ciudadanos.

Telecomunicaciones

RPA se implementa en la recopilación, consolidación y copia de seguridad de los datos de los sistemas telefónicos de los clientes, y luego se utiliza para cargar y extraer información sobre los datos de fabricación del teléfono, los precios de la competencia, etc.